آموزش مدیریت زمان

مدیریت زمان و تکثیر آن




نویسنده: حسین خنیفر

حضرت امام علی(ع)، با توجه به موقعیت زمان در برنامه ریزی، از تقسیم وقت به محدوده های مشخص، سخن به میان می آورند و می فرمایند:
«مؤمن باید شبانه روز خود را به سه قسمت تقسیم نماید:
1. زمانی برای نیایش و عبادت پروردگار؛
2. زمانی برای اشتغال و فعالیت و تأمین زندگانی؛
3. زمانی برای استراحت و واداشتن نفس به لذات حلال و زیبایی های؛ مطلوب، معقول و مشروع».(1)
امروزه زمان و زمان شناسی را الفبای برنامه ریزی می دانند. اساس مدیریت زمان بر اثربخشی اوقات استوار است. آیا از خود پرسیده اید:
چرا بعضی کارها در بعضی زمان ها بهتر صورت می پذیرد؟
چرا بعضی فعالیت ها در زمان های خاص بهینه تر نتیجه می دهد؟
چرا بعضی زمان ها برای تلاش ها لذت بخش تر است؟
پاسخ از نظر برنامه ریزان بسیار روشن است: انسان در ساعاتی از روز از نظم بیولوژی و آناتومی جسمی، فعال تر و تواناتر برخوردار است. اگر در این ساعات برنامه ریزی بهینه داشته باشد، اصطلاحا می گویند «تسلط برزمان» دارد. حتی اعتقاد بر این است که بعضی کلمات، نصیحت ها، ارشاد ها، پیام ها، مطالعات، نوشتارها، تراوشات ذهنی، هدایت ها و دقت ها در زمان هایی خاص مؤثرتر و قوی تر و ماندگار تر است. بدین سبب، برخی از پژوهشگران معتقدند:
تسلط بر زمان و مدیریت زمان در برنامه ریزی تنها رمز موفقیت به شمار می آید(2)
زمان در گذراست و فرصت ها، به استناد سخن امیرالمومنین علی(ع)، چون ابر می گذرند: الفُرص تمر مَر السحاب، فانتهزوا فرص الخیر، و فرصت ها چون ابر می گذرند. پس فرصت های نیک را غنیمت شمارید.
ژان ژاک روسو، در کتاب «قرارداد اجتماعی»، می نویسد: «انسان آزاد آفریده شده، ولی همه جا در زنجیر به سر می برد.» این زنجیرها تا حدود زیادی توسط خود او بافته شده است.
انسان به دلیل واپسگرایی، تنبلی، ترس، بی برنامگی، باقی ماندن در وضع موجود و عدم جست وجوی وضعیت مطلوب این زنجیر را برگردن خویش می افکند؛ تحمل می کند و عمر پربهای خویش را نابود می سازد.
بعضی از ما درکشتن زمان مهارت فوق العاده داریم و شاید هرگز برایمان قابل تصور نیست که می توان از زمان موجود حتی تا 2 برابر ظرفیت واقعی اش استفاده کرد؛ یعنی می توان از 24 ساعت 48 ساعت آفرید. برای دستیابی بدین مهم برداشتن قدم های زیر ضرورت دارد:







گام اول: تصویر واقعی از 24 ساعت
بارها و بارها اتفاق افتاده است که در یک لحظه متوجه شده ایم هفت روز هفته به پایان رسیده است؛ یعنی روز جمعه حسرت شنبه و پنجشنبه را خورده ایم و با یک حساب سرانگشتی دریافته ایم زمان زیادی از 168 ساعت یک هفته هرز رفته یا ضایع شده است. چرا؟ چون:
الف. تاکنون نگاه ما به زمان روز، هفته و ماه بوده است.
ب. در تنظیم اوقات همیشه فرداها را روز فعالیت تعریف کرده ایم.
ج. ساعات روزانه و هفتگی را قاب زمان ندیده ایم.
وجود این سه مسأله، مارا به ضایعه اتلاف زمان دچار ساخته است. بنابراین، نخستین گام جهت تکثیر زمان عبارت است از: تصویر واقعی و مرزبندی شده از 24 ساعت هر روز، این نگاه خود به خود 24 ساعت موجود را به اعتباری تا مرز35 ساعت معنادار می سازد. کافی است یک فرد، به ویژه جوان که شور و اشتیاق و شعور و رشد و بالندگی را با هم دارد، به 24 ساعت با دیده 24 فرصت قابل استفاده بنگرد و 8 ساعت مفید از آن خارج کند. بعد از یک هفته در می یابد فعالیت هایی را سامان داده است که قبلا در یک ماه نیز از عهده انجام آن بر نمی آمد.
پس نخستین گام تصحیح نگاه است: «جوردیگر باید دید.» به قول آندره ژید: سعی کن عظمت در نگاه تو باشد نه در آنچه که می نگری.
اگر زمان را با عظمت و ساعات را با دقت تفسیر کنیم، فعالیت ها روان تر و انجام پذیرتر به نظر می رسند. بسیاری از عظمت ظاهری کارها و فعالیت ها درترس (3) و ابهام (4) و عدم تقسیم بندی(فازبندی) آن ها در طول زمان ریشه دارد. کارهای عظیم انکار ناپذیرند، اما انجام ناپذیر نیستند؛ و حتی شاید به علت اهمیت و عظمت شان سریع تر انجام شوند. البته گاه انسان زیر یوغ عظمت شان بیش تر برخورد هراس آمیز با آن ها دارد و انجام آن ها را به زمانی دیگر وا می گذارد؛ مثال جالب دراین باره کارهای تحقیقی دانشجویی است.
وقتی در طول ترم2 یا 3 کار تحقیقی را با استادان می پذیریم، ترسی مبهم و دلهره ای مستمر برما چیره می شود و اکثرا در ایام معمولی ترم به آن ها نمی پردازیم. هر چه زمان می گذرد، ترس ما پر رنگ تر و ابهام ما بیش تر می شود و چه بسا حسرت انجام آن ها در طول ترم را احساس می کنیم.
گاه دو حالت روی می دهد یا به اجبار کمبود زمان دست به قلم شده، کاری ابتر و ناتمام و غیرمنظم ارائه می دهیم؛ و یا در ایام باقی مانده بازمان بندی مناسب دست به کار می شویم و باسرعت عجیب و قدرتی فراتر از تصور کاری کم نقص آماده می سازیم و با ملامت وجدان رو به رو می شویم که چرا قبلا از این انرژی ها و نیروها استفاده نکردیم و چرا در طول زمان توان خود و اهمیت زمان را درنیافتیم.

گام دوم: شناخت خویش
گاه انسان ساعاتی از روز را توانمندتر و علاقه مندتر ظاهر می شود. این ساعات «ساعت های کیفی» خوانده می شوند و در افراد مختلف تفاوت دارند. بعضی در آغاز روز دارای این حالاتند؛ برخی در وسط روز و جمعی در پایان روز و حتی آخر شب یا طلیعه صبح. متأسفانه ما این ساعات را خوب نشناخته یا به عبث گذرانده ایم.
ساعات توانمندی انسان «نشاط آور» است و توان انسان در زاویه هدف ها قرار می گیرد. کافی است تیرتصمیم و نیزه فعالیت هدف گیری شود تا به هدف برخورد؛ اما آنچه این اوقات را ضایع می کند، رقیب است. رقبای اصلی ساعات آمادگی و توانمندی انسان عبارتند از:
الف. اشتغال به کارهای ظاهرا سرگرم کننده
ب. پناه بردن بی هدف به تلویزیون و رسانه های تصویری
ج. مطالعه پراکنده و بی هدف و برنامه ریزی نشده
چنان که می نویسند: بی برنامگی از داشتن برنامه غلط و پراکنده و بی هدف بهتر است.
د. پناه بردن به تلفن وتماس های غیرلازم.
وقتی انسان به فکر این می افتد که چه کند، نباید سراغ کارهای دم دست یا مشغولیات غیرمهم رود؛ چون این ساعت بهینه است که کوبه درذهن را می کوبد و ما را به فعالیت فرا می خواند. در این موقعیت، باید به مهم ترین، اساسی ترین و ارزشمندترین کارها که ضرورت زمانی و مکانی دارند، روی آورد. این دقت ما را به شگفت انگیزترین کارکرد ذهن که توانمندی و اهمیت طراحی برنامه و نوعی مهندسی زمان است، می رساند. کافی است شما در این لحظات قدرشناس زمان و طراح برنامه علمی و شغلی تان باشید. بعد از ساعات کار در می یابید:
الف.«سرعت» تان فوق العاده بالا می رود.
ب. «دقت» تان بسیار فزونی می یابد.
ج. «اطلاعات» تان به سرعت و منظم به ذهن متبادر می گردد.
ج. «محصول» تان دقیق، تمیز، منظم و مرتب و عمیق، زیبا و در زمان کم تر به دست می آید.
این تجربه نوعی شگفتی ذهنی به ارمغان می آورد و یاد شعر معروف حضرت امام علی (ع) را در خاطرمان زنده می سازد:
انزعم انک جرم صغیر / و فیک انطوی العالم الاکبر
آیا خود را جرمی کوچک می پنداری، در حالی که دنیایی شگفت در تو پیچیده است؟
نکته: اگر به وضع موجود(بی نظمی، ترس مبهم، بی برنامگی، عدم زمان بندی) عادت نکنیم و به سمت فعالیت ها برویم تا دچار اسارت های زمان و محدودیت نشویم، در جاده بارش مغزی و تکثیر زمان گام نهاده ایم.

گام سوم: درک اهمیت و فوریت
گام سوم در تکثیر زمان، اولویت بندی کارها طبق ضرورت ها و اهمیت ها است؛ زیرا کارهای مهم در زمان های توانمندی ذهنی و جسمی با سرعت و دقت بیش تر انجام می گیرند. نباید فراموش کنیم که:
الف. ساعات اولیه بعد از ظهر بهترین وقت برای انجام کارهای کوچکی است که بیش از چند دقیقه وقت نمی گیرد.
ب. عموما ساعات آغازین روز بهترین زمان برای انجام کارهای دقیق، ظریف و حساس است.
ج. اگر کسی کاملا از نوع و میزان اهمیت کار خود آگاهی داشته باشد، امکان این که در طول روز آن را با هوش و ذکاوت بیش تر، منطقی تر و در زمان کوتاه تر انجام دهد، بیش تر است.
د. آینده نگری عامل حذف آینده نگرانی است؛ بدین سبب گفته می شود برای برنامه ریزی مؤثر و بهینه ابتدا اهداف و فعالیت های یک روز خود را مشخص سازید و سپس آن ها را در چهارچوب زمانی تعیین کنید. این کار زمان را معنادارتر و لحظات را بهینه تر می سازد. ناگفته پیداست، می توان همگام با این کار فعالیت های هفته و ماه را نیز پیش بینی و تنظیم کرد.
به کارگیری این نکات به افزایش طول زمان و ساعات می انجام و اصطلاحا زمان را پر برکت تر می سازد.

واژه های کلیدی در تکثیر زمان
کسی که در زندگی تحصیلی، شغلی و فعالیت های اجتماعی(6)، دینی، مذهبی و فرهنگی خویش دو واژه کلیدی اهمیت و فوریت را تسری بخشد، به گام سوم رسیده است. هر کدام از فعالیت های ما، با توجه به هریک از این واژه ها، جایگاهی خاص دارد. جدول زیر نمایانگر جایگاه های گونه گون فعالیت های انسان در گستره اهمیت و فوریت است:
الف. درجه اهمیت
1. بسیار مهم: باید انجام شود.
2. مهم: بهتر است انجام شود.
3. نسبتا مهم: می تواند مفید باشد؛ ولی ضرورت ندارد.
4. بی اهمیت: سودمند نیست.
ب. درجه فوریت
1. بسیار فوری: اکنون باید انجام شود.
2. فوری: بهتر است اکنون انجام شود.
3. غیرفوری: می تواند قدری دیرتر انجام گیرد.
4. زمان در آن نقش ندارد.
امروز ثابت شده است که بیش تر اتلاف ها وکشیده شدن فعالیت ها به ورطه زمان های طولانی در عدم توجه به درجات اهمیت و فوریت ریشه دارد. بدین سبب، گفته می شود: بسیاری از کارهای جدی به شوخی گرفته می شود و بسیاری از کارهای جزئی، به عنوان کارهای مهم، زمان را به اتلاف می کشاند.

گام چهارم: تمرکز
گام چهارم در تکثیر زمان تمرکز است. بسیاری از لجام گسیختگی ها دربحث زمان رهاورد نداشتن تمرکز هنگام انجام کاراست و اصطلاحا تلاش ها زخمی است. نداشتن تمرکز سبب می شود کاری را که باید در نیم ساعت انجام شود، 2-3 ساعت و چه بسا روزها به درازا کشد. این پدیده اصطلاحا سرمایه گذاری زخمی زمان خوانده می شود.

سلام خیلی جالب بود.....