اهدافتان نباید بیانگر چیزی باشد که دوست ندارید ؛ بلکه باید بر عکس ، منعکس کننده چیزی باشد که دوست دارید.


ارزش ها و اهداف خود را مشخص کنید :


ارزش های به شما کمک می کنند تا تعیین کنید که چه چیزی در زندگیتان مهم است.حتما مراقب باشید که اهدافتان مطابق با ارزش هایتان باشد ( برای مثال اگر برای زندگی خانوادگی ارزش قائلید ، هدفتان باید این باشد که هر روز در زمان مناسب به خانه برسید تا وقت بیشتری را با بچه ها بگذرانید .) همچنین اهدافتان نباید بیانگر چیزی باشد که دوست ندارید ؛ بلکه باید بر عکس ، منعکس کننده چیزی باشد که دوست دارید.

نظارت داشتن بر وقت خود :

وقتی ارزش ها و اهداف خود را تعیین کردید گام بعدی این است که ببینید چطور وقت خود را صرف می کنید .

تعیین اولویت در کار ها :

برای این منظور می توانید فعالیت هایتان را براساس فوریت و اهمیت آنها اولویت بندی کنید. مسائل فوری نیازمند توجه و یا اقدام بی درنگ شما هستند ، در حالی که مسائل مهم فقط از نظر شما اهمیت دارند . فعالیت ها را می توان به 4 گروه مختلف تقسیم بندی کرد:

1-فوری و با اهمیت
2- غیر فوری ولی با اهمیت
3- فوری ولی بی اهمیت
4- غیر فوری وبی اهمیت

فعالیت های گروه 1 شامل واکنش نشان دادن در برابر بحران ها و هنگام رسیدن ضرب الاجل ها ست.اگر بیش از حد ، وقت خود را صرف واکنش نشان دادن به مشکلات فوری کنید ممکن است وارد حیطه خطر ناک سطوح بالای استرس و احتمالا از رمق افتادن شوید .
در مورد فعالیت های گروه 2 این امکان وجود دارد که پیشاپیش در مورد آنها برنامه ریزی کنید ( مثلا : برای اینکه 6 ماه بعد سخنرانی خوبی داشته باشم ، چه مراحلی را باید بگذرانم ؟) و این طور نیست که چون یک روز از کار جیم شده اید ، خشنود باشید .یا برای کاهش بحران ها و مشکلات ، اقداماتب پیش بگیرید و یا در زندگی خود تعادل ایجاد کنید . فراموش نکنید که نباید از انجام این گونه فعالیت ها به بهانه اینکه فوری نیستند ، غفلت کنید که در این صورت فوری خواهند شد .
فعالیت های گروه3 بیشتر شامل پاسخ گفتن به در خواست های دیگران است. این فعالیت ها هم مثل گروه 1 ، شامل واکنش در برابر وقایع هستند ولی نقش مهمی در رسیدن به اهداف کلیدی و سازمانیتان ندارند.

فعالیت های گروه 4 شامل فعالیت هایی نظیر جابه جا کردن کاغذ ها ، با عجله به این طرف و آنطرف رفتن و مرتب کردن روی میز است .شاید خود را متقاعد کنید که مرور مدام برنامه مدیریت زمان مهم است ، اما در واقع فقط تلف کردن وقت است . فعالیت های که در این گروه قرار دارند ، نه فوری و نه با اهمیت هستند و باید از برنامه روزانه شما حذف شوند .مان پیشنهاد میکند برای آنکه کارتان کیفیت بالایی داشته باشد ، سعی کنید بفهمید در چه مواقعی بهتر کار می کنید (( برخی از مردم شب ها خوب کار می کنند و برخی دیگر صبح ها بیشتر از دیگر مواقع روز هشیارند . مهمترین و دشوارترین کارها را به وقت هایی واگذارید که معمولا از حس و حال خوبی برخوردارید .))مدیریت خوب زمان به این معنا نیست که برای هر ثانیه از روزتان برنامه ای داشته باشید ، بلکه به این معناست که بیشتر وقت خود را در جهت رسیدن به اهدافتان صرف کنید . مانند هر تغییر دیگری باید بر مهارت های خود در رابطه با مدیریت زمان ، به صورت روزانه نظارت داشته باشید تا دوباره به حالت استفاده ضعیف از وقت خود بر نگردید . زمان منبع با ارزشی است و هر ثانیه ، دقیقه و ساعتی را که می گذرد ، به هیچ وجه نمی توان دوباره بدست آورد، بنابراین بکوشید عاقلانه از آن استفاده کنید.